Los expedientes responden a una función financiera que tenía la Comisión Municipal de Fiestas de otorgar préstamos sin interés a conjuntos carnavaleros, con el fin de que tuvieran capital para solventar los gastos de la agrupación (vestuario, maquillaje, transporte, etc.).

Aunque el trámite no está documentado de forma explícita, puede reconstruirse a partir de los expedientes conservados. En ciertas solicitudes, se observa la práctica por parte de las agrupaciones de ofrecer garantes de pago; y en consecuencia, la administración municipal solicita a la a Agencia Dun & Bradstreet Co. Uruguay, que realice un informe financiero reservado donde analiza la capacidad de pago de los garantes. En base a ello, la Comisión Municipal de Fiestas resuelve si otorgar o no el préstamo solicitado .